Pracovní cesty bez komplikací

Rychlá a bezproblémová registrace zaměstnanců díky Deloitte

Nejednotné a často komplikované systémy registrací pracovníků, kteří chtějí vyjet do zahraničí za účelem poskytování služeb, jsou noční můrou všech zaměstnavatelů. Každý stát, každá autorita má navíc vlastní požadavky, což k celkové časové náročnosti přidává ještě nároky na znalost místního prostředí. Proto jsme přišli s vlastní aplikací, která dokáže nejen sbírat data o vysílaných pracovnících a následně je automaticky zprocesovat, ale zároveň také ověřovat jejich úplnost a soulad s nejrůznějšími předpisy. 

Naše výzva

• Stovky až tisíce pracovních cest do zahraničí podléhajících evropské legislativě.

• Různí lidé, různé pozice a požadavky klientů, na které je potřeba flexibilně reagovat.

• Nutnost vyhnout se jak byrokratické zátěži, tak riziku následných postihů.

Co stát, to jiný formulář a jiný proces týkající se pracovníků vyslaných do zahraničí. Někde jde o online formuláře, jinde o šablony ve Wordu. Někdy je třeba zaslat registraci e-mailem, jindy zase poštou, v některých případech dokonce povinně v místním jazyce.  

V Deloitte jsme chtěli evropským společnostem nabídnout pomoc při řešení této zátěže. Díky propojení našich soft skills a hard skills IT odborníků, vývojářů a datových specialistů spatřila světlo světa aplikace Travel Tool, která proces nejen zjednodušuje, ale také eliminuje riziko chyb.

Naše reakce

Díky spolupráci s odborníky na IT, data a consulting po celé Evropě jsme získali detailní představu o tom, jak by měl náš systém vypadat a fungovat. Za cíl jsme si dali vytvořit aplikaci, v jejíchž silách bude sbírat data od zaměstnanců našich klientů po celém světě v dostatečné kvalitě a která zároveň dokáže ověřovat úplnost dat v okamžiku odeslání a eliminovat tak chyby, které by měly legislativní dopad na firmu.  

Naší největší výzvou byla variabilita pravidel a formulářů, které mají jednotlivé autority. Klíčem k úspěchu projektu bylo proto propojení našich IT specialistů s datovými analytiky a týmy napříč celou Evropou.Ester VíznerováManager, AI & Data

Navržená aplikace Travel Tool se skládá z několika komponent. Ta hlavní sbírá jednotlivá data o vyslaných pracovnících, která se následně uloží a díky botům automaticky rozdělí tak, aby odpovídala konkrétním formulářům s možností následné editace. Díky tomu se proces registrace vysílaných zaměstnanců výrazně zjednoduší a urychlí.  

Náš přínos

Administrativa spojená s pracovními cestami po Evropě vyřízená na několik kliknutí. A hlavně 100% správně.

Pracovní cesty po členských zemích EU i vybraných státech mimo unii díky nám přestaly znamenat nutnost vyplňovat různé formy registrace pro každého pracovníka. Naše aplikace, jejímž jádrem je automatizace procesů a efektivní třídění dat, dokáže díky botům přiřadit všechny údaje na správné místo a ve správné formě. 

Řešení je navíc natolik komplexní, že i v případě nutnosti doplnění informací umožňuje rychlou a flexibilní reakci. Zaměstnanec má tak díky Travel Tool naprostou jistotu, že po svém příjezdu do cílového místa pracovní cesty nebude čelit nepříjemnostem se zákony dané země.  

Hlavní výhodou Travel Tool je schopnost vyplňovat údaje automaticky. Díky tomu odpadá nutnost detailní znalosti místních zákonů a zároveň riziko, že bude firma pokutována.Ester VíznerováManager, AI & Data

Při implementaci a prodeji v současné době spolupracujeme s členskými firmami z Velké Británie, Německa, Belgie, Nizozemska nebo Francie. Pro různé klienty jsme schopni nabídnout různé scénáře implementace, a přizpůsobit tak funkčnost aplikace specifickým potřebám a požadavkům klienta. 

Tým

V týmu AI & Data naše klienty učíme, jak správně nakládat s daty a jak je využívat ke klíčovým rozhodnutím. Pomáháme jim s implementací moderních technologií, inovací a umělé inteligence a navrhujeme také řešení pro automatizaci procesů.